Microsoft 365 w praktyce: Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint

Informacje podstawowe

Szkolenie porządkuje i ujednolica sposób pracy zespołowej w Teams i Outlook oraz wprowadza praktyczne, odpowiedzialne wykorzystanie sztucznej inteligencji w codziennych zadaniach biurowych.

Na szkoleniu uczestnicy dowiedzą się między innymi:

• Jak sprawnie organizować spotkania i komunikację zespołową w Microsoft Teams
• Jak korzystać z Teams jako repozytorium nagrań, materiałów i historii spotkań
• Jak aktywnie zarządzać kalendarzem Outlook i planować spotkania bez dopytywania o dostępność
• Jak rezerwować salki i sprawdzać zajętość współpracowników
• Jak zapanować nad skrzynką: wątki, reguły, podfoldery, filtr nieprzeczytanych, flagowanie
• Jak odkładać wiadomości na później i planować wysyłkę w dogodnym czasie
• Jak korzystać z OneDrive i SharePoint: gdzie trzymać szkice, a gdzie dokumenty zespołu
• Jak udostępniać pliki łączem zamiast załącznika i odzyskiwać wcześniejsze wersje dokumentów

Cel

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z praktycznym i uporządkowanym wykorzystaniem narzędzi Microsoft 365: Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, w codziennej pracy biurowej. Szkolenie wyrównuje poziom wiedzy w zespole, porządkuje zasady organizacji spotkań, kalendarza i komunikacji mailowej oraz wprowadza odpowiedzialne korzystanie ze sztucznej inteligencji. Część zaawansowana koncentruje się na podstawach inżynierii promptowania i automatyzacji powtarzalnych procesów bez kodowania. Nacisk położony jest na praktykę i realne scenariusze z pracy uczestników.

Program Moduł 1: Microsoft Teams w organizacji pracy zespołowej

• Teams to nie tylko wideokonferencje: przegląd realnych możliwości narzędzia
• Organizacja i prowadzenie spotkań online: zapraszanie uczestników, ustalanie terminu
• Czat i komunikacja zespołowa: kiedy Teams, a kiedy poczta
• Repozytorium nagrań i materiałów ze spotkań: jak wracać do treści i ich szukać
• Wyszukiwanie wiadomości, plików i historii spotkań
• Transkrypcja i nagrywanie spotkań: jak je włączyć i wykorzystać w dalszej pracy
• Powiązanie Teams z Outlookiem: gdzie trafia jaka informacja

Moduł 2: Microsoft Outlook: kalendarz i poczta pod kontrolą

Zarządzanie kalendarzem:

• Aktywne korzystanie z kalendarza Outlook: wpisywanie nieobecności, urlopów, spotkań i pracy poza biurem
• Planowanie spotkań z automatyczną weryfikacją dostępności innych osób: bez dzwonienia i pytania, kiedy mają czas
• Podgląd zajętości współpracowników: rozpoznanie, czy osoba ma wolne, spotkanie, czy pracuje w innym miejscu
• Prawidłowa rezerwacja i odwoływanie rezerwacji salek

Zarządzanie pocztą:

• Automatyczne grupowanie maili po wątku: czytanie tylko ostatniej wiadomości z łańcucha zamiast wszystkich
• Widok dzielony (podgląd wiadomości) oraz ręczne nadawanie statusu przeczytana/nieprzeczytana: zamiast automatycznego oznaczania jako przeczytana
• Prawidłowe ustawianie reguł i podfolderów: wiadomości mniej ważne, cykliczne oraz kierowane do wiadomości (DW/UDW)
• Przycisk „Nieprzeczytane”: szybkie filtrowanie wiadomości pozostałych do reakcji
• Flagowanie ważnych wiadomości przyciskiem „Insert”: jako zadanie do wykonania lub repozytorium ważnych tematów
• Przesuwanie wiadomości do kalendarza: zaplanowanie w przyszłości spotkania w temacie z maila
• Zasady dołączania odbiorców (adresat, DW, UDW)
• Odkładanie wiadomości na później: powrót maila do skrzynki w wybranym momencie
• Planowanie wysyłki wiadomości: dostarczenie o dogodnej porze
• Skróty klawiszowe i personalizacja Outlooka dla zaawansowanych użytkowników

Moduł 3: OneDrive i SharePoint: pliki i dokumenty zespołu

OneDrive: osobista przestrzeń robocza

• Czym jest OneDrive i czym różni się od SharePointa: szkice i materiały w przygotowaniu a dokumenty zespołu
• Organizacja i wyszukiwanie plików: czytelne nazwy, prosta struktura folderów, widoki Moje pliki, Ostatnie, Udostępnione i Dla Ciebie
• Bezpieczne udostępnianie: łącze zamiast kopii w załączniku, wybór odbiorców, uprawnienia do podglądu lub edycji
• Wspólna edycja dokumentów w czasie rzeczywistym i automatyczny zapis zmian
• Historia wersji i kosz: odzyskiwanie plików i powrót do wcześniejszej wersji
• Synchronizacja z Eksploratorem plików i praca offline: pliki tylko online i zawsze dostępne na urządzeniu
• Przenoszenie dokumentu z OneDrive do przestrzeni zespołowej funkcją Przenieś do

SharePoint: repozytorium zespołu

• Witryna, strona, biblioteka i folder: do czego służy każdy z elementów
• Organizacja dokumentów zespołowych: kiedy osobna witryna, kiedy biblioteka, a kiedy wystarczy folder
• Wyszukiwanie w SharePoint: po nazwie i treści dokumentów, filtry, wpływ uprawnień na wyniki
• Uprawnienia i udostępnianie: nadawanie dostępu grupom, dziedziczenie uprawnień, udostępnianie zewnętrzne
• Wspólna praca, historia zmian i odzyskiwanie usuniętych elementów
• Pliki z Teams a SharePoint: gdzie trafiają pliki z kanałów standardowych, prywatnych i z czatów
• Dobre praktyki: jedno źródło prawdy, link zamiast załącznika, właściwa lokalizacja pliku, wersjonowanie zamiast nazw typu final

Efekty szkolenia

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy:

• Sprawnie organizują spotkania, kalendarz i komunikację w Teams i Outlook
• Zarządzają skrzynką pocztową z użyciem wątków, reguł, flag i filtrów
• Planują spotkania i sprawdzają dostępność zespołu bez zbędnej korespondencji
• Porządkują pliki w OneDrive i SharePoint, udostępniają je łączem i wiedzą, gdzie trafiają pliki z Teams

Prowadzący

Franciszek Kołpanowicz: przedsiębiorca i certyfikowany trener AI. Publikował między innymi w Rzeczpospolitej. Ma na koncie ponad 2000 godzin pracy z generatywną AI i dzielił się wiedzą na publicznych wystąpieniach, m.in. na szkoleniu „Menedżer w erze AI” organizowanym przez Rzeczpospolitą oraz na konferencjach UKEN i PASE. Filozoficzne wykształcenie (Uniwersytet Jagielloński) i doświadczenie w kontroli jakości w IT pozwalają mu łączyć analityczne myślenie z zadawaniem trafnych pytań. Na szkoleniach zwraca uwagę przede wszystkim na uczestników, wykorzystując ich doświadczenia i potrzeby w trakcie pracy.

Wymagania organizacyjne po stronie klienta

• Szkolenie stacjonarne w siedzibie w Krakowie; sala umożliwiająca pracę warsztatową (stoły, miejsce na notatki)
• Każdy uczestnik pracuje na własnym laptopie z zalogowanym kontem służbowym Microsoft 365
• Ujednolicona wersja Microsoft Outlook u wszystkich uczestników na czas szkolenia (rekomendacja: nowy Outlook desktop), zainstalowana i uruchomiona przed rozpoczęciem
• Dostęp do Microsoft Teams, OneDrive i SharePoint u każdego uczestnika
• Stabilne Wi-Fi w sali, wystarczające dla wszystkich uczestników pracujących jednocześnie
• Rzutnik lub duży ekran do prezentacji prowadzącego
• Flipchart lub tablica z pisakami

Do potwierdzenia przed szkoleniem

Wersje aplikacji i ujednolicenie (Teams i Outlook):

• Jakiej wersji Outlooka używają uczestnicy (klasyczny, nowy desktop, przeglądarka, Mac)? Rekomendujemy ujednolicenie na nowy Outlook desktop, aby wszyscy widzieli ten sam interfejs na ekranie

Gotowość techniczna uczestników:

Każdy uczestnik przychodzi z zalogowanym kontem Microsoft 365 i zainstalowanym Outlookiem na swoim laptopie: nie konfigurujemy kont na sali szkoleniowej

Infrastruktura:

• Stabilne Wi-Fi przetestowane pod obciążeniem (do 15 osób jednocześnie pracujących w przeglądarce i aplikacjach Office)

Informacje podstawowe

Szkolenie przeznaczone jest dla osób, które korzystają z Microsoft Teams na co dzień, ale chcą robić to sprawniej i świadomiej. Uczestnicy poznają pełen zakres możliwości Teams: od organizacji zespołów i kanałów, przez prowadzenie spotkań online, aż po obsługę fizycznych sal konferencyjnych wyposażonych w Teams Rooms.

Na szkoleniu uczestnicy dowiedzą się między innymi:

• Jak sprawnie organizować zespoły, kanały i konwersacje w Teams
• Jak planować, prowadzić i nagrywać spotkania online
• Jak korzystać z transkrypcji i podsumowań spotkań
• Jak obsługiwać sale konferencyjne z Teams Rooms
• Jak używać Breakout rooms, ankiet i sesji Q&A
• Jak współpracować nad plikami bez opuszczania aplikacji

pracowników biurowych, asystentów, koordynatorów projektów, liderów zespołów, specjalistów IT odpowiedzialnych za wdrożenie Teams, osób zarządzających salami konferencyjnymi

Cel

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z pełnym zakresem funkcji Microsoft Teams: od codziennej komunikacji i organizacji pracy zespołowej, przez planowanie i prowadzenie spotkań online, aż po obsługę sal konferencyjnych wyposażonych w system Teams Rooms. Szkolenie kładzie nacisk na praktyczne scenariusze wykorzystania Teams w środowisku korporacyjnym, w tym zaawansowane funkcje spotkań: transkrypcję, pokoje podgrup (Breakout rooms) oraz ankiety i sesje Q&A.

Program

Program obejmuje 8 godzin zegarowych, podzielonych na moduły teoretyczne i praktyczne warsztaty.

Moduł 1: Wprowadzenie do Microsoft Teams

• Wymiana doświadczeń uczestników: jak obecnie korzystają z Teams
• Interfejs aplikacji desktopowej, webowej i mobilnej: co gdzie znaleźć
• Nawigacja: pasek boczny, wyszukiwarka, powiadomienia
• Ustawienia profilu, statusu i dostępności

Moduł 2: Zespoły i kanały

• Tworzenie zespołu i zapraszanie członków
• Kanały standardowe, prywatne i udostępnione: kiedy który wybrać
• Konwersacje w kanałach: wątki, wzmianki (@), ogłoszenia
• Zakładki i aplikacje w kanale (Planner, OneNote, strony SharePoint)
• Zarządzanie zespołem: role, uprawnienia, archiwizacja

Moduł 3: Czaty i komunikacja

• Czat indywidualny i grupowy: różnice względem kanałów
• Formatowanie wiadomości, priorytet, oznaczenia
• Udostępnianie plików i linków w czacie
• Połączenia audio i wideo z poziomu czatu
• Wyszukiwanie w historii wiadomości

Moduł 4: Spotkania w Microsoft Teams

• Planowanie spotkania z poziomu Teams i kalendarza Outlook
• Opcje spotkania: lobby, role uczestników, nagrywanie
• Udostępnianie ekranu, okna i PowerPoint Live
• Spotkanie ad hoc (Meet Now) vs zaplanowane
• Tła wirtualne, tryb skupienia i widok galerii

Moduł 5: Teams Rooms: obsługa sal konferencyjnych

• Czym jest Teams Rooms i jak działa w sali konferencyjnej
• Panel dotykowy: rozpoczynanie i dołączanie do spotkań
• Rezerwacja sali przez Outlook (resource mailbox)
• Bezprzewodowe udostępnianie ekranu: Miracast i Teams Cast
• Obsługa kamery, mikrofonu i głośników w sali
• Najczęstsze problemy techniczne i sposoby ich rozwiązywania

Moduł 6: Zaawansowane funkcje spotkań

• Transkrypcja spotkania: włączanie, przeglądanie, eksport
• Inteligentne podsumowanie spotkania (Copilot w Teams)
• Breakout rooms: tworzenie i zarządzanie pokojami podgrup
• Ankiety i sesje Q&A w trakcie spotkania
• Praktyczne scenariusze: warsztat, szkolenie, spotkanie projektowe

Moduł 7: Pliki i współpraca

• Struktura plików w Teams: gdzie trafiają pliki z czatów i kanałów
• Współedycja dokumentów Word, Excel i PowerPoint w Teams
• Integracja z OneDrive i SharePoint
• Wersjonowanie i przywracanie plików

Moduł 8: Personalizacja i dobre praktyki

• Powiadomienia: konfiguracja, aby nie przeszkadzały i nie umykały
• Godziny ciszy i status „Nie przeszkadzać”
• Porządkowanie listy zespołów: przypinanie, ukrywanie, filtry
• Skróty klawiszowe i szybkie akcje
• Podsumowanie dnia: plan działania po szkoleniu

Prowadzący

Franciszek Kołpanowicz: przedsiębiorca i certyfikowany trener AI, pomagający liderom i zespołom zwiększać efektywność dzięki inteligentnym technologiom. Publikował m.in. w Rzeczpospolitej. Ma na koncie ponad 2000 godzin pracy z generatywną AI i dzieli się wiedzą na publicznych wystąpieniach, m.in. na szkoleniu „Menedżer w erze AI” organizowanym przez Rzeczpospolitą, a także na konferencjach UKEN i PASE.

Filozoficzne wykształcenie (Uniwersytet Jagielloński) i doświadczenie w kontroli jakości w IT pozwalają mu łączyć analityczne myślenie z zadawaniem trafnych pytań. Jego własna praktyczna podróż z AI pokazała mu, jak technologia ta może stać się prawdziwą dźwignią do rozwoju.

Dzięki zdobytemu w praktyce doświadczeniu pokazuje liderom i ich zespołom, jak używać AI nie tylko do wydajniejszej pracy, ale także do jaśniejszego myślenia i podejmowania szybszych decyzji biznesowych. Jego szkolenie AI pozwoliło m.in. skrócić czas rutynowej analizy wielostronicowej dokumentacji prawnej o 80%.

Na swoich szkoleniach zwraca uwagę przede wszystkim na uczestników, wykorzystując ich doświadczenia i potrzeby w trakcie pracy. Dzięki temu jego zajęcia nie są powtarzalną rutyną, ale wzbogacającym i indywidualnym doświadczeniem.

Wymagania wstępne

Wymagania kompetencyjne:

• Podstawowa umiejętność obsługi komputera z systemem Windows
• Znajomość poczty e-mail i kalendarza Outlook (na poziomie codziennego użytkownika)

Wymagania techniczne:

• Każdy uczestnik posiada aktywne konto Microsoft 365 z dostępem do Microsoft Teams
• Zainstalowana aplikacja Microsoft Teams (desktopowa) na laptopie uczestnika
• Opcjonalnie: dostęp do Microsoft 365 Copilot (wymagany do modułu podsumowań spotkań)

Wymagania organizacyjne po stronie klienta

• Każdy uczestnik ma przed szkoleniem założone i przetestowane konto Microsoft 365 z dostępem do Teams
• Logowanie sprawdzone wcześniej na urządzeniu, z którego uczestnik będzie pracował
• Jedno stanowisko na osobę: laptop dla każdego uczestnika (własny lub udostępniony przez organizatora), bez współdzielenia
• Stabilne Wi-Fi w sali, wystarczające dla wszystkich uczestników pracujących jednocześnie
• Rzutnik lub duży ekran do prezentacji prowadzącego
• Sala umożliwiająca pracę warsztatową (stoły, miejsce na notatki)
• Flipchart lub tablica z pisakami
• Dostęp do sali konferencyjnej z Teams Rooms (wymagany do modułu 5: obsługa Teams Rooms)

Uwaga metodyczna: szkolenie pracuje wyłącznie z jednym narzędziem: Microsoft Teams, aby w ciągu 8 godzin uczestnicy zdążyli realnie opanować jego obsługę w kontekście swojej pracy, a nie tylko zobaczyć kilka demonstracji.

Do potwierdzenia przed szkoleniem

Licencje i dostęp:

• Czy każdy uczestnik posiada aktywne konto Microsoft 365 z licencją obejmującą Teams?
• Czy każdy uczestnik ma WŁASNĄ licencję, czy współdzielą jedno konto? (współdzielone = ćwiczenia nie działają)
• Czy w organizacji jest wdrożony Microsoft 365 Copilot? (wymagany do modułu inteligentnych podsumowań: jeśli nie, moduł zostanie zastąpiony wersją bez Copilota)
• Czy w budynku znajduje się sala konferencencyjna wyposażona w Teams Rooms? (wymagana do modułu 5)

Gotowość techniczna uczestników (KRYTYCZNE):

• Każdy uczestnik musi przyjść z zalogowanym kontem na swoim laptopie: NIE konfigurujemy kont na sali
• Test przed szkoleniem: każdy uczestnik otwiera Teams i weryfikuje, że może wysłać wiadomość i dołączyć do spotkania
• Jeśli któryś uczestnik nie ma dostępu: informacja z wyprzedzeniem, przygotujemy alternatywną ścieżkę

Infrastruktura:

• Stabilne Wi-Fi przetestowane pod obciążeniem (wszyscy uczestnicy jednocześnie pracujący w Teams)