AI w kadrach, płacach i administracji

Informacje podstawowe

Szkolenie dla pracowników biurowych, którzy chcą realnie wykorzystać Microsoft Copilot w codziennych zadaniach: korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, redakcji dokumentów, organizacji spotkań, prowadzeniu typowej dokumentacji kadrowej. Uczestnicy uczą się pisać prompty dające konkretne, gotowe do użycia rezultaty, oraz rozumieją granice bezpiecznego użycia AI w środowisku firmowym, ze szczególnym uwzględnieniem danych pracowniczych.

Na szkoleniu uczestnicy dowiedzą się między innymi:

• Jak myśli AI, gdzie leżą jego ograniczenia i czym są halucynacje
• Jak używać Microsoft Copilot w Microsoft Outlook i Microsoft Teams w codziennej komunikacji firmowej
• Jak wykorzystać Microsoft Copilot w Microsoft Word do redakcji dokumentów pracowniczych, regulaminów, opisów stanowisk
• Jak wykorzystać Microsoft Copilot w Microsoft Excel do zestawień kadrowych, ewidencji czasu pracy, podstawowych analiz
• Jak pisać prompty metodą KREDO, żeby dostawać lepsze rezultaty
• Jakie są zasady bezpieczeństwa pracy z AI przy danych pracowników i RODO

Szkolenie łączy krótkie wprowadzenia z warsztatowymi ćwiczeniami na rzeczywistych scenariuszach z pracy biurowej.

Cel

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z możliwościami Microsoft Copilot w codziennej pracy biurowej z naciskiem na zadania kadrowo-płacowe, obejmując obsługę Microsoft Copilot w Microsoft Outlook, Microsoft Word i Microsoft Excel, promptowanie metodą KREDO oraz zasady bezpieczeństwa pracy z AI przy danych pracowniczych. Szkolenie kładzie nacisk na konkretne, powtarzalne przepływy pracy i krytyczną ocenę rezultatów AI.

Program

Moduł 1: Jak myśli AI i co z tego wynika dla pracy biurowej

• Modele językowe jako przewidywanie kolejnych słów
• Halucynacje AI, czym są i dlaczego się pojawiają
• Różnica między publicznymi modelami (ChatGPT, Gemini) a Microsoft Copilot w środowisku Microsoft 365

Moduł 2: Promptowanie metodą KREDO

• Kontekst: opis sytuacji i odbiorcy (pracownik, kandydat, kontrahent, urząd)
• Rola: kim ma być AI w tym zadaniu (specjalista HR, redaktor, doradca)
• Edycja: format odpowiedzi, długość, struktura, ton (oficjalne pismo, mail wewnętrzny, ogłoszenie rekrutacyjne)
• Działanie: precyzyjna instrukcja co AI ma zrobić
• Odnośnik: wzór lub przykład do którego AI ma się odwołać (poprzedni dokument, szablon, fragment regulaminu)

Moduł 3: Microsoft Copilot w komunikacji firmowej (Microsoft Outlook i Microsoft Teams)

• Korespondencja z pracownikami, kandydatami w rekrutacji, kontrahentami
• Podsumowania długich wątków mailowych i notatek ze spotkań
• Szkice odpowiedzi na typowe zapytania pracowników (urlopy, świadczenia, dokumenty)
• Przygotowanie do spotkania (rekrutacyjnego, oceniającego, wdrożeniowego) na podstawie historii korespondencji
• Krótkie ćwiczenie na scenariuszach przygotowanych przez prowadzącego

Moduł 4: Microsoft Copilot w dokumentach pracowniczych i zestawieniach (Microsoft Word i Microsoft Excel)

• Microsoft Word: opisy stanowisk, regulaminy wewnętrzne, materiały rekrutacyjne, ogłoszenia o pracę, dokumenty wdrożeniowe nowego pracownika, korespondencja z urzędami (ZUS, US)
• Microsoft Excel: zestawienia urlopów, ewidencja czasu pracy, podstawowe analizy absencji, sprawdzanie zestawień listy płac, generowanie formuł z opisu w języku naturalnym
• Praca z danymi z plików uczestników (zanonimizowanych) lub plików demo
• Krytyczna weryfikacja wyników: kiedy AI ma rację, kiedy się myli

Moduł 5: Bezpieczeństwo, RODO i odpowiedzialna praca z AI

• Co można wrzucać do publicznego AI, a co zostaje w Microsoft Copilot z ochroną danych firmowych
• Dane pracownicze i RODO: co wolno, co nie, na co szczególnie uważać
• Halucynacje AI w dokumentach prawnych i kadrowych: jak je rozpoznawać i weryfikować
• Etyka użycia AI w komunikacji z pracownikami i kandydatami
• Pytania i odpowiedzi

Uwaga metodyczna

Szkolenie pracuje wyłącznie z jednym narzędziem głównym (Microsoft Copilot z subskrypcji Microsoft 365), żeby w ciągu 6 godzin grupa zdążyła realnie opanować jego obsługę w kontekście pracy biurowej i kadrowej, a nie tylko zobaczyć kilka demonstracji. Elementy pracy z publicznymi modelami AI (ChatGPT, Gemini) pojawiają się w module o bezpieczeństwie w formie porównawczej, ale nie jako osobna ścieżka warsztatowa.

Przykłady warsztatowe w modułach 3 i 4 są budowane wokół typowych scenariuszy pracy biurowej i kadrowo-płacowej: korespondencji z pracownikami, dokumentacji rekrutacyjnej, zestawień urlopowych, podstaw obsługi list płac.

Szkolenie nie zastępuje specjalistycznego kursu kadrowo-płacowego: uczy jak wesprzeć codzienną pracę kadrową narzędziem AI, nie jak prowadzić kadry i płace od podstaw.

Wymagania organizacyjne po stronie klienta

• Każdy uczestnik ma aktywną subskrypcję Microsoft 365 (Business lub Enterprise) i pracuje na zalogowanym koncie służbowym
• Każdy uczestnik pracuje na własnym komputerze (laptop), nie na komputerze współdzielonym
• Stabilne Wi-Fi w sali, wystarczające dla pracy całej grupy jednocześnie
• Rzutnik lub duży ekran do prezentacji prowadzącego
• Sala umożliwiająca pracę warsztatową (stoły, miejsce na notatki)
• Flipchart lub tablica z pisakami

Pełna integracja Microsoft Copilot z aplikacjami Microsoft Word i Microsoft Excel wymaga dodatkowo dodatku Microsoft 365 Copilot. Bez dodatku uczestnicy korzystają z Microsoft Copilot Chat (dostępnego w przeglądarce z zalogowanym kontem M365), co wystarcza do większości ćwiczeń, ale część scenariuszy w module 4 jest wtedy realizowana w trybie "kopiuj-wklej do Microsoft Copilot Chat" zamiast bezpośrednio w aplikacjach. Decyzja o wariancie przed umówieniem terminu.

• Test wstępny wiedzy przed rozpoczęciem szkolenia
• Test końcowy sprawdzający przyrost wiedzy po szkoleniu
• Ankieta satysfakcji uczestnika

Prowadzący

Franciszek Kołpanowicz, przedsiębiorca i certyfikowany trener AI. Publikował między innymi w Rzeczpospolitej. Ma na koncie ponad 2000 godzin pracy z generatywną AI i dzielił się wiedzą na publicznych wystąpieniach, m.in. na szkoleniu "Menedżer w erze AI" organizowanym przez Rzeczpospolitą oraz na konferencjach UKEN i PASE. Filozoficzne wykształcenie (Uniwersytet Jagielloński) i doświadczenie w kontroli jakości w IT pozwalają mu łączyć analityczne myślenie z zadawaniem trafnych pytań. Na szkoleniach zwraca uwagę przede wszystkim na uczestników, wykorzystując ich doświadczenia i potrzeby w trakcie pracy.

Informacje podstawowe

Szkolenie dla pracowników administracji, księgowości oraz kadr i płac, którzy chcą praktycznie wykorzystać Gemini w codziennych zadaniach: pracy z dokumentami i korespondencją, analizie zestawień i przygotowaniu raportów oraz w bezpiecznym korzystaniu z AI przy pracy z danymi osobowymi i finansowymi. Uczestnicy pracują na Gemini w wersji darmowej, uczą się pisać prompty, które dają konkretne, gotowe do użycia rezultaty.

Na szkoleniu uczestnicy dowiedzą się między innymi:

• Jak działa generatywna AI i czym różnią się dostępne narzędzia (ChatGPT, Gemini, Copilot)
• Jak budować skuteczne prompty metodą KREDO
• Jak wykorzystać Gemini w pracy z dokumentami, pismami i korespondencją
• Jak analizować zestawienia, kategoryzować koszty i generować formuły arkusza kalkulacyjnego w Gemini

Szkolenie w całości opiera się na Google Gemini w wersji darmowej.

Cel

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z praktycznym wykorzystaniem Google Gemini w codziennej pracy administracji, księgowości oraz kadr i płac: od pracy z dokumentami i pismami, przez analizę i porządkowanie danych oraz zestawień, po świadome korzystanie z AI z zachowaniem ochrony danych osobowych. Szkolenie kładzie nacisk na budowanie realnych umiejętności promptowania oraz krytyczną ocenę rezultatów AI, ze szczególnym uwzględnieniem weryfikacji danych liczbowych.

Program

Moduł 1: Podstawy generatywnej AI i odpowiedzialne korzystanie z AI

• Kluczowe pojęcia: prompt, kontekst, okno kontekstowe, halucynacja
• Jak działać w obliczu fałszywych treści tworzonych przez AI
• Porównanie kluczowych modeli AI (ChatGPT, Gemini, Copilot)
• Halucynacje AI, czym są i dlaczego są szczególnie groźne przy pracy z liczbami i terminami
• Metoda 4D (Delegation, Description, Discernment, Diligence): rama odpowiedzialnego korzystania z AI
• Bezpieczeństwo danych w instytucji publicznej: co wolno, a czego nie wolno wprowadzać do publicznych narzędzi AI
• AI Act: 4 poziomy ryzyka w pigułce

Moduł 2: Inżynieria promptów: metoda KREDO

• Anatomia skutecznego promptu: model KREDO
• Wykorzystania KREDO: pismo urzędowe, podsumowanie spotkania, notatka, fragment sprawozdania
• Techniki korekty odpowiedzi AI i generowanie wariantów do wyboru
• Modele szybkie vs modele z zaawansowanym rozumowaniem: kiedy użyć którego
• Zasada „jedna rozmowa = jeden wątek”
• Ćwiczenia praktyczne: uczestnicy budują prompty KREDO na scenariuszach przygotowanych przez prowadzącego

Moduł 3: Gemini w pracy z dokumentami i korespondencją

• Praca z dokumentami: redagowanie pism, procedur, zarządzeń i regulaminów; poprawa i skracanie tekstu; zmiana stylu na urzędowy
• Dokumenty powtarzalne i formularze przygotowywane na podstawie wzoru
• Porządkowanie i analiza danych: przekształcanie notatek w tabele, podsumowania zestawień, pomoc przy formułach do arkusza (na danych zastępczych, bez danych osobowych)
• Przygotowanie prezentacji i materiałów informacyjnych
• Obsługa korespondencji: szkice odpowiedzi, podsumowania długich wątków
• Sprawdzanie spójności i kompletności dokumentu przed wysłaniem
• Praca z dłuższymi materiałami: streszczanie protokołów i notatek ze spotkań, wyciąganie zadań i ustaleń

Moduł 4: Gemini w analizie danych, zestawień i arkuszy kalkulacyjnych

• Analiza zestawień i kategoryzacja kosztów na danych demonstracyjnych, także w ujęciu miejsc powstawania kosztów
• Sprawdzanie podstawowych anomalii i nietypowych zapisów w zestawieniach
• Generowanie formuł arkusza kalkulacyjnego z opisu w języku naturalnym
• Odczyt i streszczanie dokumentów (PDF, skany, umowy) wgranych do Gemini
• Krytyczna weryfikacja wyników

Moduł 5: Praca z dokumentacją źródłową i NotebookLM

• Czym jest NotebookLM i jak różni się od zwykłego czatu AI
• Zakładanie notatnika i wgrywanie źródeł: pisma, procedury, regulaminy, zarządzenia, protokoły, PDF-y i zestawienia
• Zadawanie pytań do wgranych dokumentów z odpowiedziami popartymi cytatami
• Szybkie odnajdywanie zapisów w obszernych aktach prawnych i procedurach
• Automatyczne przeglądy materiału
• Praca na wielu dokumentach naraz: porównywanie wersji regulaminu, zestawień z różnych placówek, korespondencji w jednej sprawie
• Opisywanie dokumentów pod późniejsze wyszukiwanie i archiwizację

Prowadzący

Franciszek Kołpanowicz: przedsiębiorca i certyfikowany trener AI, pomagający liderom i zespołom zwiększać efektywność dzięki inteligentnym technologiom. Publikował m.in. w Rzeczpospolitej. Ma na koncie ponad 2000 godzin pracy z generatywną AI i dzieli się wiedzą na publicznych wystąpieniach, m.in. na szkoleniu „Menedżer w erze AI” organizowanym przez Rzeczpospolitą, a także na konferencjach UKEN i PASE.

Filozoficzne wykształcenie (Uniwersytet Jagielloński) i doświadczenie w kontroli jakości w IT pozwalają mu łączyć analityczne myślenie z zadawaniem trafnych pytań. Jego własna praktyczna podróż z AI pokazała mu, jak technologia ta może stać się prawdziwą dźwignią do rozwoju.

Dzięki zdobytemu w praktyce doświadczeniu pokazuje liderom i ich zespołom, jak używać AI nie tylko do wydajniejszej pracy, ale także do jaśniejszego myślenia i podejmowania szybszych decyzji biznesowych. Jego szkolenie AI pozwoliło m.in. skrócić czas rutynowej analizy wielostronicowej dokumentacji prawnej o 80%.

Na swoich szkoleniach zwraca uwagę przede wszystkim na uczestników, wykorzystując ich doświadczenia i potrzeby w trakcie pracy. Dzięki temu jego zajęcia nie są powtarzalną rutyną, ale wzbogacającym i indywidualnym doświadczeniem.

Jego misją jest uczynić sztuczną inteligencję praktycznym narzędziem rozwoju: biznesowego, intelektualnego oraz kulturowego.

Wymagania wstępne

Dobra znajomość obsługi komputera i pakietu biurowego (poczta, edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny). Wcześniejsze doświadczenie z generatywną AI nie jest wymagane.

Do potwierdzenia przed szkoleniem

Konta Google i dostęp:

• Czy każdy uczestnik posiada własne konto Google (Gmail)? Konto jest bezpłatne, a darmowa wersja Gemini w zupełności wystarcza do szkolenia.
• Czy każdy uczestnik ma WŁASNE konto, czy współdzielą jedno?
• Konto powinno być zalogowane w przeglądarce na laptopie uczestnika PRZED szkoleniem: kont nie zakładamy ani nie logujemy na sali szkoleniowej.

Gotowość techniczna uczestników (KRYTYCZNE):

• Każdy uczestnik przychodzi z zalogowanym kontem Google na swoim laptopie
• Proszę o przeprowadzenie testu przed szkoleniem: każdy uczestnik otwiera gemini.google.com i weryfikuje, że może zadać pytanie i otrzymać odpowiedź
• Jeśli któryś uczestnik nie ma dostępu do Gemini: proszę o informację z wyprzedzeniem, przygotujemy alternatywną ścieżkę

Infrastruktura:

• Stabilne Wi-Fi