Realizacja: Wojewódzka Biblioteka Publiczna w KrakowieAI w procesie grantowym. Od dokumentacji do oceny wniosku
Pracownik Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Krakowie ocenił, że dzięki nowemu sposobowi pracy z AI analiza kluczowych dokumentów konkursowych zajmuje mu o 80% mniej czasu. To wynik jednej osoby i jednego etapu procesu. Pokazuje realne zastosowanie AI, ale nie jest obietnicą podobnych oszczędności w Twojej organizacji.
80%mniej czasu na analizę kluczowych dokumentów konkursowych. Ocena jednego pracownika, jeden etap procesu.
- KlientWojewódzka Biblioteka Publiczna w Krakowie
- ZakresWyszukiwanie konkursów, analiza, pisanie i ocena wniosków
- FormaSesje robocze i całodniowe szkolenie zespołu
- CzasWrzesień i listopad 2025
Od 40 do 120 godzin pracy nad jednym wnioskiem
Tyle według osoby z zespołu biblioteki zajmuje przygotowanie wniosku grantowego. Duża część tej pracy to dokumenty: wybór konkursu, regulamin naboru, załączniki i kryteria oceny, potem pisanie i kontrola zgodności z kryteriami. Zamiast skupiać się na szybszym generowaniu tekstu, sprawdziliśmy AI na kolejnych etapach całego procesu.
Co zrobiliśmy od września do listopada 2025
Sesje robocze na prawdziwych dokumentach
We wrześniu pracowałem indywidualnie z osobą, która przygotowuje wnioski. W NotebookLM analizowaliśmy regulaminy, załączniki, wzorcowe wnioski i dokumenty biblioteki (na przykład statut): szukaliśmy wymagań i argumentów istotnych przy ocenie, powstawała wersja robocza wniosku. Gemini Deep Research posłużył do wyszukiwania konkursów pasujących do profilu instytucji.
Całodniowe szkolenie zespołu
Na początku listopada zespół biblioteki, także osoby zaczynające od podstaw, przećwiczył cztery etapy procesu grantowego: wyszukiwanie konkursów z pomocą AI przeglądającej dziesiątki stron, analizę dokumentacji, pisanie wniosku z własnymi asystentami AI i krytyczną ocenę gotowego projektu.
Oceny AI zestawione z ocenami komisji
Uczestnicy zbudowali asystentów, którzy oceniali istniejące wnioski, i porównali ich oceny z rzeczywistymi ocenami komisji. W analizowanych przypadkach oceny mieściły się w granicach błędu. Traktuję to jako przesłankę do dalszych testów, a nie dowód, że AI rzetelnie oceni każdy wniosek.
Opinie po szkoleniu
Ankietę wypełniło 9 osób. Każda oceniła sposób prowadzenia zajęć na 5/5, a ogólne zadowolenie wyniosło średnio 4,67/5. Zapytany o najbardziej przydatną część, jeden z anonimowych uczestników odpisał: „Tak naprawdę wszystko, każda minuta wykładu!”
Co dokładnie oznacza wynik 80%
Osoba odpowiedzialna za przygotowywanie wniosków oszacowała, że po zmianie sposobu pracy analiza kluczowych dokumentów konkursowych zajmuje jej o 80% mniej czasu niż wcześniej. To jej własne porównanie, bez niezależnego pomiaru.
Wynik nie oznacza, że cały wniosek powstaje o 80% szybciej. Nie mierzyliśmy też wpływu AI na liczbę uzyskanych dofinansowań ani na szanse pozytywnej oceny. Wynik opisuje zmianę w pracy z dokumentacją, a nie skuteczność całego procesu grantowego.
„Po szkoleniu pana Franciszka czas analizy dokumentacji grantowej w naszym zespole został znacznie skrócony”
Pięć warunków, od których zależał wynik
- Nad dokumentami pracowała osoba, która zna proces grantowy i potrafi ocenić poprawność i przydatność odpowiedzi AI.
- Większość dokumentów była jawna (regulaminy, statut), więc można je było wgrać do narzędzia bez przekazywania poufnych materiałów.
- NotebookLM odpowiada na podstawie wgranych dokumentów i wskazuje źródło, co ułatwiało sprawdzanie odpowiedzi.
- Pracowaliśmy na dokumentach, których biblioteka naprawdę używa, a nie na przykładach z podręcznika.
- Każdy wynik AI przed użyciem sprawdzał człowiek i to on podejmował decyzję.
Jeden przypadek nie wystarcza do przewidywania wyników
Mam ocenę jednego pracownika dotyczącą jednego etapu pracy w konkretnym projekcie, a nie kontrolowane badanie. Nie wiem na tej podstawie, jakiej skali oszczędności można się spodziewać w innych procesach i organizacjach. Efekt zależy między innymi od jakości dokumentacji, doświadczenia osoby i sposobu sprawdzania odpowiedzi.
Ten sam problem z dokumentami występuje w firmach
W ofertowaniu, przetargach, analizie umów i specyfikacji powtarza się ta sama sekwencja: przeczytać dokumenty, znaleźć wymagania, przygotować odpowiedź, sprawdzić jej zgodność ze źródłem. Proponuję zacząć od rzeczywistego procesu Twojego zespołu, ustalić sposób mierzenia czasu i jakości, a potem sprawdzić, czy AI przynosi poprawę. Wyniku biblioteki nie przenoszę na inne organizacje bez takiego sprawdzenia.
Omów proces w 15 minut
Wskaż proces, w którym Twój zespół regularnie analizuje dokumenty i na ich podstawie przygotowuje odpowiedzi. Omówimy, czy nadaje się do pilotażu AI, jak oceniać poprawność wyników i jak zmierzyć zmianę czasu pracy.